روش های خود ارزیابی:پایان نامه درباره توانمندسازی

مدیر سایت
ژانویه 10, 2019 0 Comment

 

روش های خود ارزیابی

  • تعریف

خودارزیابی فرآیندی است منظم، نظام مند و جامع در خصوص مقایسه فعالیت ها و فرآیندهای سازمان(توانمند سازها) و نتایج حاصله بر اساس معیارهای مدل بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت(EFQM)(جلوداری،1385).

  • مزایای خودارزیابی

خودارزیابی برای سازمان این امکان را فراهم می آورد تا بتواند در مسیر تعالی و در مقایسه با مدل EFQM وضعیت خود را شناسایی و بر اساس یافته های حاصله نسبت به بهبود وضعیت سازمان اقدام نماید، به عبارت دیگر با اجرای خودارزیابی، مزیت های زیر برای سازمان ایجاد خواهد شد (جلوداری،1385):

  • شناخت بیشتر و کاربردی تر مدل EFQM
  • ایجاد همفکری در سازمان نسبت به حرکت در مسیر تعالی سازمانی
  • شفاف سازی میزان توانمندی ها و نتایج حاصله در سازمان
  • شناخت بیشتر تلاشهای مدیران و عملکرد آنان در مسیر تعالی
  • شناسایی نقاط قوت سازمان و توسعه آن در سطح سازمان
  • شناسایی حوزه های بهبود سازمان(حوزه هایی که بهبود آنها سازمان را به سمت تعالی هدایت می کند).
  • توسعه نگرش تیمی نسبت به افزایش توانمندی های سازمان
  • روش های خودارزیابی

برای انجام خودارزیابی که یکی از مهمترین مراحل استقرار نظام تعالی در سازمان است روش های متعددی وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می شود، ولی قبل از بیان روش ها می بایست به این نکته اشاره کرد که بهترین روش خودارزیابی، روشی است که سازمان بر اساس ماهیت فعالیت ها و ساختار سازمانی خود و برای شناسایی هر چه بهتر نقاط قوت و حوزه های بهبود تهیه و تدوین می نماید. البته در تدوین این روش ها می بایست همواره اصول نه گانه مدل EFQM را مدنظر قرارداده و با منطق رادار نسبت به ارزیابی اقدام نمود. مطابق توصیه های EFQM سازمان ها بر اساس سابقه تلاش در مسیر تعالی سازمانی می توانند از روش های مشخصی استفاده نمایند ولیکن نبایست انتظار داشت که یک روش جامع و مانع برای خودارزیابی وجود داشته باشد(جلوداری،1385).

 

اصولاً بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت چهار روش ارزیابی را برای سازمان ها پیشنهاد می کندکه عبارتند از(نجمی و حسینی،1387،68):

  • رهیافت پرسشنامه ای
  • رهیافت نمودار ماتریسی1
  • رهیافت کارگاهی2
  • رهیافت پروفرما3
  • رهیافت شبیه سازی فرآیند اخذ جایزه4

همانطورکه در انتشارات بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت اشاره شده است، سازمان ها در مسیر استقرار با توجه به تازه وارد بودن و یا قدیمی بودن و پیشینه تاریخی فعالیت های کیفیتی می توانند از جدول2-3راهنمای ذیل برای انتخاب روش ارزیابی استفاده نمایند( جلوداری،1385):

 

 

 

جدول2-3: رابطه بین سطوح سرآمدی و انتخاب نوع رهیافت ارزیابی

رشد/ تلاش اندک متوسط زیاد
در ابتدای راه پرسشنامه مقدماتی(دو جوابی) پرسشنامه استاندارد(50 سؤالی) پرسشنامه به صورت تشریحی
در مسیر تعالی پرسشنامه و کارگاه پروفورما و کارگاه روش جایزه، پروفورما و کارگاه
در مرحله بلوغ پرسشنامه ابداعی پروفورما روش جایزه

مأخذ:( جلوداری،1385)

همانطور که در جدول فوق نشان داده شده است در صورتی که سازمانی هیچ سابقه اجرایی از استقرار مدلEFQM را ندارد، بهتر است از روش پرسشنامه ای به صورت سؤالات دو گزینه ای استفاده نماید. اگر سازمان شما در سال های گذشته نسبت به خودارزیابی اقدام کرده است و کارکنان و مدیران با مفاهیم آشنایی دارند در این صورت روش کارگاهی و در مراحل آتی روش پروفورما و جایزه بکارگرفته می شوند.

………………………………..

 1-Matrix Diagram Approach   2-Pro-Forma Approach   

 3-Workshop Approach     4-Award Simulation Approach

  • مقایسه روش ها

مدل EFQM تأکید می کند که یک راه منحصر به فرد صحیح برای خودارزیابی همه سازمان ها وجود ندارد. فرهنگ و ساختار سازمانی از یک سو و منافعی که از انجام خودارزیابی مدنظر است از سوی دیگر، در انتخاب مناسب ترین رهیافت خودارزیابی، تأثیر می گذارند (نجمی و حسینی،1387).

به عبارت دیگر برای انتخاب رهیافت مناسب باید به دو سؤال زیر پاسخ داده شود:

  • با توجه به فرهنگ سازمان، در اولین خودارزیابی کدام رهیافت احتمال موفقیت بیشتری دارد؟
  • آیا خروجی مدنظر از خودارزیابی قرار است یک ملاک دقیق برای مقایسه سازمان مورد نظر با بهترین سازمان ها باشد؟

رهیافت های مختلف خودارزیابی که معرفی شدند از نظر حجم کار مورد نیاز و زمان اجرا کاملاً متفاوت هستند. میزان دقت خروجی های خودارزیابی، درست در حد دقت و جامعیت اطلاعاتی است که برای این کار گردهم آمده اند و به همین دلیل مهم است که رهیافت انتخابی متناسب با هدفی باشد که از خودارزیابی مدنظر است(نجمی و حسینی،1387،84). در هرکدام از رهیافت ها نکته کلیدی مورد توجه این است که خودارزیابی جزیی از فرآیند بهبود مستمر در سازمان شما باشد. مراحل اصلی در فرآیند خودارزیابی، برنامه ریزی اجرایی1 و پیاده سازی2 است. در مرحله تشخیص3 لازم است به سؤالات زیر پاسخ داده شود(نجمی و حسینی،1387):

  • کدام یک از نقاط قوت شناسایی شده سازمان، را باید حفظ کرد تا بیشترین تأثیر را داشته باشد؟
  • کدام یک از نقاط قوت شناسایی شده سازمان، در آینده تقویت شده یا بیش از پیش مورد بهره برداری قرار خواهند گرفت؟
  • در کدام حوزه ها (با این که می دانیم نیازمند بهبود هستند اما چون نقش محوری در ارتباط با کسب و کار ما ندارند) فعلاً برای بهبود اقدامی نمی کنیم؟

………………………….

1-Action Planning     2-Implementation     3-Diagnostic Phase

  • کدام حوزه های نیازمند بهبود را شناسایی کرده ایم که رسیدگی به آن ها بیشترین اهمیت را دارد؟
  • چگونه بر میزان پیشرفت در فعالیت های بهبود نظارت می کنیم؟

همانطور که بیان شد همه روش های خودارزیابی برای استفاده در جای خود کاملاً معتبر بوده و هیچ کدام از رهیافت ها در همه حالت ها بهترین رهیافت نیست. تصمیم نهایی جهت انتخاب بهترین روش برای سازمان، به فرهنگ سازمانی و نتایج مورد انتظار بستگی دارد(نجمی و حسینی،1387). در جدول 2-4 رهیافت های معرفی شده برای خودارزیابی با هم مقایسه شده اند.

جدول 2-4: مقایسه عمومی بین رهیافت های مختلف خود ارزیابی مدل EFQM

   عوامل   مقایسه

 

رهیافت

تعیین نقاط قوت و حوزه های نیازمند بهبود دقت امتیازدهی دانش مورد نیاز مدل EFQM بازدید از محل نیاز به ارزیاب آموزش دیده منابع مورد نیاز
پرسشنامه خیر پایین خیر خیر خیر پایین – متوسط
ماتریس خیر پایین خیر خیر خیر پایین – متوسط
کارگاهی بله متوسط بله خیر مشاور( تسهیل کننده) متوسط
پروفرما بله متوسط رو به بالا بله اختیاری بله متوسط رو به بالا
شبیبه سازی بله بالا بله اختیاری بله بالا

مأخذ:(نجمی و حسینی، 1387)

مقایسه روش های ارزیابی صورت گرفته نشان می دهد که روش پرسشنامه در مقایسه با سایر روش ها به امکانات کمتری احتیاج داشته و قابلیت اجرای سریع دارد ولیکن این روش برای سازمان هایی مناسب است که در شروع فرآیند خودارزیابی باشند.